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Foto: Bernd Höfer, Breklum

Kreishaus in der Marktstraße in Husum

13.12.2012

Kunden bewerten die Bauabteilung des Kreises überwiegend positiv

Freundliche Fachleute, denen ein paar Kollegen fehlen – so lässt sich das Urteil der Kunden über die Bauaufsicht in der Bau- und Planungsabteilung des Kreises Nordfriesland zusammenfassen. Sie gehört zu den Abteilungen des Kreishauses mit dem intensivsten Kundenkontakt: Die Bauaufsicht berät Bauherren und Entwurfsverfasser und erteilt Baugenehmigungen.

Leistungen auf dem Prüfstand

»Behörden müssen ihre Leistungen regelmäßig auf den Prüfstand stellen, um zu erfahren, was sie besser machen können«, erklärt Landrat Dieter Harrsen. Deshalb initiierten Harrsen und der Leiter des Fachbereiches Kreisentwicklung, Bau und Umwelt der Kreisverwaltung, Burkhard Jansen, eine schriftliche Kundenbefragung.

Anfang 2012 versandte der Kreis 1.247 Fragebögen, davon 1.020 an Bauherren und 227 an sogenannte Entwurfsverfasser: Erstere sind meistens private Häuslebauer, letztere sind Architekten und Bauunternehmer, die regelmäßig Bauanträge stellen. Geantwortet haben elf Prozent der Bauherren, aber 63 Prozent der Entwurfsverfasser – insgesamt gingen 259 ausgefüllte Bögen ein.

Ausgewertet wurden sie nicht vom Bauamt, sondern von der neutralen Stabsstelle Verwaltungsmodernisierung.

Kompetent und freundlich

Bestnoten vergaben die Befragten für die Freundlichkeit und den Sachverstand der 28 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bau- und Planungsabteilung. So wurde ihre Kompetenz 84-mal als sehr gut, 89-mal als gut und 24-mal als befriedigend bewertet. Die Schulnote 4 vergaben sechs, die 5 vier und die 6 nur ein Befragter. »Das ist noch nicht ganz ideal, aber sehr nahe dran«, freut sich Landrat Harrsen.

Zu kurze Erreichbarkeitszeiten

Auf nicht ganz so positive Resonanz stoßen die Öffnungszeiten der Abteilung: Nur montags und donnerstags von 8:30 Uhr bis 12 Uhr und von 14 bis 16 Uhr sind die Mitarbeiter persönlich oder telefonisch zu erreichen. Auch wenn daneben stets gesonderte Termine vereinbart werden können, wünschen sich vor allem die Entwurfsverfasser, also die Bau-Profis, längere Erreichbarkeitszeiten. Vielen würde schon die Möglichkeit eines telefonischen Kontaktes ausreichen.

Früher einmal hatte die Bauaufsicht längere Öffnungszeiten, doch musste dieses Angebot wegen stetig länger werdenden Bearbeitungszeiten eingeschränkt werden. »Um die eingereichten Bauanträge auf Vollständigkeit und Genehmigungsfähigkeit zu prüfen, brauchen die Mitarbeiter Zeit, die wir ihnen zur Verfügung stellen mussten«, so Fachbereichsleiter Jansen. Die geäußerte Kritik an der fehlenden Erreichbarkeit kann er nachvollziehen, bittet aber um Verständnis für die Maßnahme im Interesse einer zügigeren Fallbearbeitung.

Schnelle Verfahren oder niedrige Personalkosten?

Eine Lösungsmöglichkeit haben viele Kunden selbst auf ihren Fragebögen vorgeschlagen: Die Abteilung bräuchte mehr Personal. Das aber kostet Geld, das der öffentlichen Hand nicht nur in Nordfriesland fehlt. Verwaltungschef Harrsen sieht sich in einem klassischen Zielkonflikt: »Die Bürger wollen schnelle Verfahren, die Allgemeinheit hat einen Anspruch auf Rechtssicherheit, und in Zeiten defizitärer öffentlicher Haushalte mussten auch Stellen eingespart werden.« Verwaltung und Kreispolitik sind sich aber einig, dass eine Personalverstärkung in der Bauaufsicht dringend erforderlich ist. Im Entwurf zum Stellenplan 2013 ist dementsprechend eine zusätzliche Stelle aufgenommen worden.

Die Verfahren dauern lange ...

Neben der Kundenbefragung wird auch das neue Benchmarking, also die Vergleichszahlen aller Kreise im Lande, Grundlage der Gespräche mit den Kreisgremien sein. Es zeigt, dass nur noch ein weiterer Kreis mehr Zeit für die Erteilung einer Baugenehmigung braucht als Nordfriesland. Allerdings hält auch das Husumer Bauamt mit 76 Tagen die gesetzliche Höchstfrist von 90 Tagen ein.

... aber auf die Ergebnisse kann man sich verlassen

Weitaus besser steht Nordfriesland da, wenn es um die Rechtssicherheit seiner Baubescheide geht: Lediglich fünf Prozent aller Widersprüche sind berechtigt. Ein anderer Kreis, unterbietet die nordfriesischen Bearbeitungszeiten zwar, muss aber in 36 Prozent aller Widerspruchsverfahren einräumen, dass er in der Eile Fehler gemacht hat.

Die fleißigsten Bausachbearbeiter im Lande

Ganz an der Spitze des Kreisvergleichs stehen die Nordfriesen bei der Zahl der Fälle pro Vollzeitstelle: Sie bringen es auf 686 Fälle, deutlich mehr als Bauaufsichten mit kürzeren Laufzeiten. »Auch der Landesrechnungshof hat in seinem Prüfvermerk die hohe Fallzahl und eine entsprechende Wirtschaftlichkeit festgestellt«, betont Landrat Harrsen. Nur die nordfriesische Bauaufsicht ist landesweit mit den Gebühreneinnahmen kostendeckend.

Benchmarking erfordert sorgfältige Prüfung

»Das Benchmarking führt also je nach Fragestellung zu höchst unterschiedlichen Ergebnissen für die gleiche Abteilung. Deshalb steigen jetzt alle Kreise in eine sehr sorgfältige Prüfung ein, um die Unterschiede zu ergründen und danach vom jeweils Besten pro Kategorie zu lernen«, erläutert Dieter Harrsen das System.

Burkhard Jansen wird sich zunächst mit seinen Mitarbeitern zusammensetzen, um die zahlreichen einzelnen Anregungen zu besprechen, die die Kunden auf den Fragebögen notierten. Ein Punkt wird die »Online-Bauakte« sein: Über das Internet können Antragsteller den Bearbeitungsstand ihres Verfahrens verfolgen. »Das stößt auf positive Resonanz, ist aber noch deutlich ausbaufähig«, analysiert Jansen: »Da müssen wir ran.«